KỸ NĂNG VIẾT E-MAIL CHUYÊN NGHIỆP

Nếu bạn muốn e-mail xin việc của mình luôn được đọc đầu tiên bởi nhà tuyển dụng hãy áp dụng những quy tắc mà nhóm giấy phép lao động sưu tầm và chia sẻ sau đây:

Tiêu đề đúng chủ đề

Một tiêu đề đúng luôn có hai chức năng sau: thu hút sự chú ý của người nhận đồng thời cho biết nội dung chính để để họ quyết định có nên xem tiếp không. Vì thế học cách đặt tiêu đề email ngắn gọn nhưng cần lựa chọn ngôn ngữ kỹ càng để thông báo cho người nhận nội dung chính xác. Nếu email của bạn mang tính định kỳ hàng tuần, hàng tháng thì bạn nên thêm ngày tháng vào tiêu đề email.

Kỹ năng viết email chuyên nghiệp

Không ai muốn phải nhận thư rác, vì vậy tiêu đề email phù hợp sẽ khiến cơ hội người nhận đọc email của bạn cao hơn hoặc có thể họ sẽ chẳng bao giờ mở ra. Bạn cũng đừng bao giờ bỏ trống phần tiêu đề của email. Việc này cũng giống như xuất bản một bài báo không tên.

Mỗi chủ đề cho một email…

Nếu bạn muốn trình bày các vấn đề với một ai đó, hãy chia email riêng cho một chủ đề. Khi đó người nhận sẽ dễ dàng quản lý email của bạn. Việc viết email theo từng chủ đề cũng giúp bạn nhận được các câu trả lời rõ ràng hơn.

Cũng giống như thư tín truyền thống, nội dung email cũng cần cô đọng, xúc tính và truyền tải đủ nội dung. Bạn nên sử dụng từ ngữ liên quan trực tiếp đến lời muốn nói, và nêu rõ lý do viết email ở đoạn đầu tiên.

Tạo điều kiện thuận lợi cho việc phản hồi

Hãy có người nhận biết rõ về phương thức bạn muốn họ trả lời, chẳng hạn qua điện thoại hay găp trực tiếp. Bạn cần đảm bảo các thông tin quan trọng như tên, chức vụ, thông tin liên lạc để người nhận hồi đáp được nhanh hơn.

Hãy sử dụng email một cách chuyên nghiệp

Nếu bạn sử dụng email thường xuyên, bạn nên dọn dẹp hộp thư của mình. Còn nếu bạn muốn trả lời một email nhưng không đủ thời gian, hãy gửi một email thông báo đã nhận được email. Đồng thời cho biết thời gian bạn sẽ trả lời chính thức email của họ. Khi bạn không thể check email trong một thời gian dài, bạn cần thiết lập chế độ trả tự động để thông báo rằng bạn không thể trả lời.

Viết một email chuyên nghiệp dễ dàng

Email nội bộ cũng cần sự chuyên nghiệp!

Bạn nên thường xuyên check email để đảm bảo cập nhật thông tin liên lạc cho sếp và đồng nghiệp, vì chúng thường liên quan trực tiếp đến tiến độ dự án hoặc vấn đề quan trọng. Tuy nhiên, một email nội bộ cũng cần chuyên nghiệp giống như email bạn gửi cho một người lạ vậy. Vì thế hãy đảm bảo email của bạn được kiểm tra chính tả và tránh các từ lóng.

Qua những chia sẻ trên, nhóm giấy phép lao động hy vọng bạn đã ý thức được tầm quan trọng của một email chuyên nghiệp. Xin chào và hẹn gặp lại!