Một hòm thư sắp xếp không trật tự và luôn đầy ắp những email có thể là nguyên nhân khiến công việc trở nên nặng nhọc và áp lực. Cảm giác lo lắng chồng chất khi mỗi buổi sáng bạn lại nhận thấy con số những email chưa đọc tăng lên gấp đôi. Vậy làm thế nào để khi bước ra khỏi văn phòng hòm thư của bạn luôn sạch sẽ vì tất cả email đã được xử lý. Bài viết được nhóm giấy phép lao động sưu tầm và chia sẻ.
1. Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xử lý những email không quan trọng
Thay vì kiểm tra Facebook trong lúc đợi xếp hàng mua cà phê hay trên xe bus, taxi,… hãy tận dụng thời gian này để liếc qua hộp thư của bạn. Bạn có thể bắt đầu từ những email mà ngay tiêu đề bạn biết được có thể không mất nhiều thời gian. Cách này sẽ giúp bạn cảm thấy dễ dàng và nhẹ nhàng hơn khi bắt đầu công việc hàng ngày của bạn |
| Giữ hòm thư email không bị quá tải |
2. Dành một khoảng thời gian cụ thể để trả lời email
Liên tục kiểm tra hộp thư sẽ khiến bạn mất tập trung với các công việc hiện tại vì những thư mới thường mang tới những nhiệm vụ cấp bách hơn. Kết quả bạn vừa trì hoãn các email cũ và cũng không giải quyết tốt các email mới. Cách giải quyết lúc này là nên tập trung giải quyết hòm thư của bạn vào một thời điểm cụ thể.3. Quyết định nhanh bạn có cần trả lời hay không
Một cách đơn giản để tiết kiệm thời gian của bạn là bỏ qua các enail không có giá trị. Theo các chuyên gia cho rằng bạn nên di chuyển vào phần lưu trữ những thư mà ngay cả tên người gửi tiêu đề chứng tỏ bạn không nên dành thời gian để đọc chúng.Chuyên gia Bill Liao gợi ý bạn nên phân loại email theo 3 danh mục: Trả lời ngay, Đánh dấu để sau, Đọc và Xóa. Cách này giúp bạn không bỏ qua bất ký email quan trọng và tiết kiệm thời gian trả lời những email tốn nhiều thời gian. Đừng trì hoãn những email mà bạn chỉ cần trả lời ngắn gọn
4. Trả lời email một cách ngắn gọn và súc tích
Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách đi thằng vào vấn đề. Không có gì sai khi trả lời một email dài bằng một câu truyền tải đầy đủ ý kiến của bạn. Điều này hoàn toàn phụ thuộc vào kỹ năng viết của bạn.5. Đừng lạc vào những email quảng cáo/ưu đãi
Những email quảng các từ các nhà cung cấp sản phẩm/dịch vụ luôn hấp dẫn và khiến bạn lạc đường . Để tránh điều này, bạn nên thiết lập bộ lọc thư rác để tự động xóa những email này ra khỏi hộp thư đến của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm khá nhiều thời gian của bạn.Một bí quyết là không sử dụng email văn phòng để đăng ký thông tin với các cửa hàng, dịch vụ nếu bạn không muốn luôn quá tải với hàng tá thư quảng cáo hàng ngày.
 |
| Quá tải trong công việc |
6. Cài đặt email tự động trả lời khi bạn nghỉ phép dài hạn
Những kỳ nghỉ phép thường rất ngọt ngào cho bạn thư giãn, nghỉ ngơi tiếp thu năng lượng cho công việc. Tuy nhiên bạn sẽ bắt đầu công việc với một núi các email chưa đọc.Một mẹo nhỏ dành cho bạn là đặt email tự động trả lời cho đến ngày mà bạn có thể bắt đầu công việc trở lại. Như vậy bạn sẽ có thêm thời gian để kiểm tra nùi email chưa đọc và nhanh chóng bắt kịp tiến độ
7. Hạn chế gửi email nếu có thể
Cách nhanh nhất làm đầy hộp thư của bạn là viết ra các email với nội dung mà có thể dẫn đến một cuộc trao đổi không hồi kết trong vài ngàyThay vào đó hãy thực hiện một cuộc điện thoại hoặc trao đổi trực tiếp. Cách này có thể giúp bạn có được các thông tin trực tiếp và tránh chơi trò bóng bàn trên email. Qua những chia sẻ của nhóm giấy phép lao động giá tốt hy vọng sẽ giúp bạn giảm tải khó khăn trong quá trình làm việc, xin chào và hẹn gặp lại!
0 nhận xét:
Đăng nhận xét