QUẢN LÝ THỜI GIAN

Rất nhiều nhà quản lý hiện nay cứ than phiền là mình không có nhiều thời gian. Nhưng họ không biết là họ thiếu thơi gian là vì họ tham gia vào những buổi họp không có ý nghĩa, không biết phân chia việc cho cấp dưới làm, không lên kế hoạch rõ ràng.

Đây là những nguyên nhân làm họ không có nhiều thời gian, vì thế nhà quản lý cần nhận biết vấn đề năm ở đâu và sớm khắc phục nó. Bài viết được nhóm dịch vụ giấy phép lao động sưu tầm và chia sẻ.

Quản lý thời gian

Có một câu chuyện về một giám đốc của một công ty quốc doanh tầm cỡ, ông tham gia vào một buổi hội thảo về vấn đề quản lý doanh nghiệp, sau đó giờ tay phát biểu ý kiến của mình nhưng không phải ông quan tâm đến vấn đề của hội thảo mà vì ông muốn nhanh chóng đóng góp ý kiến trước khi kịp giờ đi họp ở TPHCM.

Giám đốc này cho biết, từ rất lâu ông không còn khả năng theo đuổi những chiến lược và kế hoạch của bản thân. Như buổi hội thảo hôm đó, có nhiều ý kiến hay cho việc quản lý những ông không tham gia trọn vẹn được, bởi vì lý do đơn giản là không có thời gian.

Trong một năm công ty của ông phải tiếp 1.500 đoàn khách nước ngoài và 1.600 đoàn khách trong nước. Một nữa cuộc viếng thăm đó ông phải tham dự. Tính ra thì mỗi ngày ông phải tiếp đón khoảng 5 đoàn khách, đó là chưa tính đến cuộc hợp ở công ty và một số nơi khác. Với sự bận rộn như thế nên ông không chủ động được trong giờ giấc và phải phụ thuộc và lịch họp.

Theo bạn nghĩ là công việc nào lãng phí thời gian nhất nơi công sở? Nhiều người sẽ nghĩ ngay đến những cuộc điện thoại, rồi trả lời hàng trăm email, nói chuyện với đồng nghiệp, tốn thời gian vào cuộc họp nhưng nó không mạng lại nhiều lợi ích cho công việc… Như trường hợp của vị giám đốc trên, việc tham gia những cuộc họp đó làm ông mất thời gian và mệt mỏi.

Những nguyên nhân trên là chưa đủ, nếu mọi việc bạn làm hết mà không biết cách giao việc cho cấp dưới và xây dựng cho mình kế hoạch cụ thể rõ ràng thì công việc sẽ nhấn chím bạn.

Biết cách quản lý bản thân

Chị Lan Anh, là giám đốc của mọt công ty dịch vụ, chỉ mới làm 2 năm những mỗi lần bạn bè gặp đề nói chị mau già hơn. Chị đáp lại là do mình quá bận với công việc.

Từ khi làm giám đốc của công ty, chị luôn bận rộn với công viêc, mặc dù công ty chỉ có 24 nhân viên. Chị Lan Anh không có phòng làm việc riêng, với không gian mở như thế, chị có thể quán xuyến hết các nhân viên.

Điều này không mạng lại lợi ích nhiều cho chị, ngược lại nó còn làm chị bận rồi hơn. Bất cứ việc nhỏ hay việc lớn, lúc nào cũng có thể có nhân viên đến hỏi ý kiến và làm gián đoạn công việc của chị. Cuộc gặp có thể kéo dài đến nữa tiếng, giám đốc phải tốn thời gian vào những việc của cấp dưới thay vì chỉ đưa ra gợi ý giải quyết.

Nguyên nhân là không biết cách phân công công việc rõ ràng cho nhân viên cho nên dù bạn làm hơn 10 tiếng 1 ngày cũng không hoàn thành được, có khi nó còn theo bạn đến nhà.

 

Quản lý thời gian hợp lý để không phải hối tiêc

Trái ngược với những tình huống trên, Alain Cany – Tổng giám đốc nhân hàng HSBC Việt Nam cho biết là ông thích làm cho mình bận rộn để có thể làm nhiều việc hơn. Ông là kiểu người luôn cố gắng, chăm chỉ và không bao giờ biện lý do cho sự trễ nải của công việc.

Ông nói rằng: Nếu bạn thức dậy vào buổi sáng với ý nghĩ là làm một việc thì suốt cà ngày bạn chỉ làm việc đó. Ngược lại nếu bạn làm cho mình bận rộn và nghĩ là mình có thể làm được nhiều việc hơn. Bạn sẽ tìm mọi cách để làm được việc đó bằng cách tổ chức lại cách làm việc, lập kế hoạch cho công việc cụ thể để hoàn thành được nó.

Nhiều năm nay, trước khi đi ngủ thì ông đã lập kế hoạch cho chương trình làm việc vào ngày hôm sau. Ông mất khoảng 30 phút để đi từ nhà đến công ty, và đó là thời gian cho những việc trao đổi qua điện thoại. Nếu có cuộc gọi nhỡ thì nó chỉ được trả lời khi ông ngồi trên xe.

Nếu một người quản lý không biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc thì kết quả dẫn đến là những việc nhỏ bé, không cần thiết lại chiếm hầu hết thời gian, trong khi việc cần thiết thì không có thời gian. Do đó từ ngày hôm này, hãy lập kế hoạch cụ thể và chi tiết để dành lại thời gian quý báu từ những việc lặt vặt. Biết quản lý thời gian là bí quyết thành công cho mọi người, từ đó dành cho mình tấm giấy phép lao động vào đời.